Presentar el mejor powerpoint

La entrada más vista de este blog, con más de 45.000 lectores se titula “El mejor PowerPoint”. Se trata de información sobre diseño de presentaciones para cualquiera que tiene que hablar en público, explicando estructura, fondos, tipos de letra y diseño de cada diapositiva. Pero no solo es básico cuidar la presentación mientras la estamos preparando, es igual de importante trabajar en cómo lo contamos, nuestra actuación delante del público. Hay técnicas básicas de presentación y expertos bien reputados. He aprendido de varios post interesantes y claros de Gonzalo Álvarez Marañón cuyo blog tiene el sugerente título de “El arte de presentar”.

Algunos consejos para el que tiene que hacer una presentación:

  1. Conoce a tu audiencia. Mientras estás preparando tu presentación, busca información sobre ese grupo, esa empresa, esa universidad, ese segmento del electorado. ¿Cuántos son? ¿Qué saben de tu tema? ¿Que formación tienen? ¿Por qué quieren oírte? Llega unos minutos antes de tu ponencia y mézclate con ellos, indaga sus intereses, sus preocupaciones, memoriza algunos nombres. Después, incorpora todo eso en tu discurso.
  2. Prueba la sala. Sobre todo en temas importantes, que necesitas que salgan perfectos (una oposición, una audiencia donde te juegas un negocio importante, esa asignatura donde quieres buena nota, en realidad en todos los casos) intenta visitar la sala antes, comprueba dónde o quién apaga las luces, dónde va a estar el público, dónde es el mejor sitio para situarte, si entre el público hay personas de especial relevancia identifica dónde se van a sentar, comprueba que los vídeos funcionen en ese equipo de proyección, la sonoridad, los altavoces, qué iluminación quieres durante tu charla. Todo)
  3. Ten previstos los imprevistos. Si se va la luz, ¿qué harás? Si al cañón de proyección se le funde la lámpara, ¿qué harás? Si alguien del público, se levanta y te ataca agresivamente, ¿cómo vas a reaccionar? Si te preguntan algo sobre lo que no tienes ni idea, ¿qué vas a responder? El tiempo y la experiencia te darán argumentos y salidas pero debes estar preparado para cualquier contingencia.
  4. Respeta la duración de la charla. Recuerda “lo bueno si breve, dos veces bueno”. Deja espacio para el debate y las preguntas. Respeta a rajatabla las instrucciones. Si te han dicho que se trata de una charla de quince minutos, no hables más de doce. Si te han dicho que de una hora, no más de cincuenta minutos. Te odiarán si desajustas toda la agenda hablando mucho más de lo que estaba programado. Deja siempre a la audiencia con ganas de más.
  5. Hazte socio de la audiencia. Busca conexiones entre tú y ellos, qué parte de tu historia y la suya puedes conectar, qué tenéis en común o en qué sois sustancialmente distintos. La idea es que sientan que hablas de ellos. Mencionar algunas de esas cosas en tu presentación, te hará ganar en su interés y en su empatía.
  6. Pregunta. Es una técnica básica de cualquier profesor: pregunta a tu auditorio. Puedes hacer encuestas sencillas ¿cuántos de ustedes…? O someterles a un dato supuestamente conocido ¿cuál era la población de…? ¿cuánta era la esperanza de vida…? Cosas en las que no haga falta ser un experto para poder opinar. No establezcas un diálogo exclusivo con una persona concreta de la audiencia pero indaga en sus ideas, en sus trayectorias, en los motivos que les han llevado a tu charla, déjales ser protagonistas.
  7. Contextualiza temporal y geográficamente. Qué ha pasado importante en esa ciudad, cuáles son las últimas noticias en esa zona, en ese colectivo, cuáles son las cinco prioridades lógicas para este grupo. Prepara algún guiño, una imagen, al lugar (un edificio, un personaje emblemático) No les hagas nunca sentir que ya has dado cien veces ese discurso, que podría ser el mismo a quinientos kilómetros de allí.
  8. Usa unos pocos números. Creemos en los números, en los porcentajes. Nos dan idea de exactitud, fiabilidad, pero tampoco abuses de ellos. Unos pocos números bien elegidos, nunca tablas y menos aún tablas imposibles de leer.
  9. Aprovecha el humor. Todos estamos deseando reír pero debes hacerlo con cuidado. No hay imagen más patética que alguien que cuenta un chiste y nadie ríe. Tiene que ser algo que hayas probado y sabes que funciona, respetuoso, inteligente y que nadie se pueda sentir molesto por tus palabras. Si eres un desastre en este ámbito, busca una viñeta que transmita lo que tú quieres y haga sonreír.
  10. Tiende puentes. Que tu primera imagen sea algo relacionado con tu público: el lugar, el logo de la universidad, un producto estrella de la empresa o incluso una foto del público. Si lo tienes preparado, en un minuto puedes tomar una foto e incluirla sin que se den cuenta hasta que lo vean en tu presentación.
  11. Sonríe y deja hablar a tu cuerpo. Nos sentimos mejor cuando alguien nos sonríe. Vamos a salir más contentos, vamos a pensar que la charla nos ha gustado más. Usa tu lenguaje corporal, gestos amistosos, miradas de empatía. No les des la espalda. No te escondas detrás de una mesa o un atril. Muévete, recorre la audiencia con tu mirada y hazles sentir que hablas a cada uno de ellos.
  12. Muestra tu pasión por la ocasión y por el tema. Tienes que transmitir que ese tema es para ti lo más importante en ese momento de tu vida y que ese día y a esa hora no querrías estar en ningún otro lugar del mundo.Transmite entusiasmo y satisfacción. Sube al escenario o a la tarima con energía, con decisión.
  13. Cuida tu aspecto, tu peinado, tu traje, tu maquillaje. Si vas a hablar a una audiencia de cierta edad, vístete de forma conservadora, es una muestra de respeto y de cuidar la situación. Si vas a hablar con un colectivo marginado en una barriada, adáptate también. No hay una opción única, no engañes sobre quién eres ni tu forma de ser pero tú tampoco vistes igual para ir a una boda que para ir a una barbacoa.
  14. Sé natural y no te dispares en el pie con tu presentación. Hay toda una serie de ponentes que hacen un desastre con su presentación: el arrogante que trata a la audiencia como si fueran inferiores a él (si eres tan bueno, déjales que ellos lo piensen, no lo digas tú); el pedante, que intenta contarles todo lo que sabe (transmite pocas ideas pero esas que queden claras); el desordenado, que cuenta una historia imposible de entender (lo primero que debes pensar es en la estructura de tu charla); el monótono monotono, que no cambia la entonación y habla como un robot, aburriendo a todo el público; el cineasta aficionado, que muestra un número exagerado de diapositivas como si quisiera hacer una película de cine (una diapositiva por minuto es una referencia útil); el payaso, que hace todo tipo de extravagancias porque piensa que eso es lo que quiere la audiencia, o el mudo (que habla tan bajo o tan rápido que no se le entiende nada).
  15. Prepara, conoce y cuida tus herramientas. He visto a Hans Rosling usar un largo palo de madera diciendo que era un rayo láser solidificado y encantar a la audiencia pero no te pelees con el ordenador o con el puntero delante del público. Eres un profesional y tienes que dar la imagen de tener todo comprobado, afinado y perfecto. Es lo que deberías haber hecho pero si no es así, que no se te note.
  16. Ensaya, ensaya y ensaya. Los mejores discursos improvisados tienen horas y horas de preparación previa. Es triste que alguien que tiene que contar el fruto de años de trabajo en unos minutos (algo muy habitual en el ámbito de la investigación)  no dedique unas pocas horas a prepararlo. Cuida cada detalle, ensaya, que te oigan amigos o compañeros y pídeles que te hagan la crítica más feroz, las preguntas más duras. Aprende de los mejores (dedica unas sesiones a las charlas de TED, busca videos de Steve Jobs, de Hans Rosling). Elige las que más te hayan gustado y piensa por qué son esas las que más te han impactado. Una buena presentación es la mejor forma de mostrar tu trabajo, tu esfuerzo, tu inteligencia, las bondades de tu producto o de ti mismo. Piensa qué imagen de ti quieres dar a esa audiencia y trabaja para lograrlo.

Autor: José R. Alonso

Neurobiólogo. Catedrático de la Universidad de Salamanca. Escritor.

2 comentarios en “Presentar el mejor powerpoint”

  1. !Que fácil,, y cúantas veces lo hacemos mal ! Si tuvieramos vocación docente y preocuparamos por formarnos mas en la docencia, tanto como lo hacemos en la investigación.

    En general, seguimos aburriendo, seguimos sin captar el interés , sin motivar …. ese sigue siendo el problema en las aulas/en el auditorio , frente a alumnos y frente a alguien que espera una buena conferencia.

    Pero no olvidemos que generalizar siempre es erróneo.

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