El uso de presentaciones es prácticamente “obligatorio” en el mundo moderno. Permiten mostrar una gran cantidad de información de una forma rápida, atractiva y captando y manteniendo la atención del oyente. Las presentaciones fueron diseñadas como un sistema para proporcionar información gráfica, una herramienta audiovisual que ayuda al que habla. Hace unos años se usaban diapositivas fotográficas (parecidas en tamaño a un negativo fotográfico, con el mismo tamaño, pero normalmente en positivo) o transparencias (fotocopias o dibujos sobre una lámina de acetato). En la actualidad, prácticamente todo el mundo utiliza programas informáticos. Son mucho más rápidos (puedes conseguir una buena diapositiva en segundos o pocos minutos), más flexibles (puedes editar una diapositiva o reorganizar todas las que forman parte de una presentación con gran facilidad) y con más posibilidades (puedes incorporar video, audio, animaciones, enlaces a internet y un enorme etcétera). El estándar es PowerPoint de Microsoft, pero también lo tienen otras suites informáticas y lo puedes conseguir también como software en abierto. En este caso, el más popular es OpenOffice.

La exposición consta de un ponente (tú), una presentación (tus diapositivas) y un público o audiencia, que son los que te escuchan. La estrella nunca debe ser la presentación; la estrella, por supuesto, es la audiencia. Esas personas vienen a escucharte a ti, a aprender de ti o a juzgarte pero no puedes dejar que lo más importante, lo que tú quieres transmitir sea aplastado por una serie de diapositivas demasiado complicadas, llenas de cosas, donde el envoltorio del paquete oculte, en vez de hacer más atractivo, el regalo.

Algunas ideas para la preparación de la presentación:

Organiza tu información. Conoce a tu público, cuáles son sus necesidades, por qué van a ir a escucharte y organiza tu presentación en función de eso. Prepara tus diapositivas como bloques comparables de contenidos. Si una diapositiva te requiere mucho más tiempo que la demás, puede ser conveniente que la sustituyas por dos o tres diapositivas distintas. Comprueba en el organizador de diapositivas que tu discurso fluye, que se sigue bien, que progresa de una forma ordenada y lógica. Comprueba que no hay información superflua, que las diapositivas son claras, que los puntos relevantes de cada segmento van quedando bien fijados para el oyente.

Adáptate a la ocasión. Hay aspectos que son de gusto, tanto personal del autor como de la disciplina, pero la presentación siempre tiene que estar ajustada a la situación en la que tiene lugar, aunque el material de que se trata sea el mismo. No es lo mismo presentar un videojuego para aprender un segundo idioma a directores de empresas informáticas, que a maestros, que a niños de primaria.

La sencillez consigue el mayor impacto. La sencillez suele suponer claridad. No tengas problema en tener mucho espacio en blanco en tus diapositivas. No pretendas batir un récord de información contenida en cada diapositiva. No te pongas a llenar esos espacios con dibujos, logos, o textos que no aportan nada para que tu presentación se entienda mejor. Cuanto menos atiborrada de cosas esté tu diapositiva, mejor se entenderá.

La presentación debe ser complementaria con el relato. La presentación debe apoyarte en lo que estás hablando, no sustituirte, a no ser que esté pensada para ser distribuida por internet sin tu presencia. Pero si no es ese el caso, las diapositivas son y deben ser un apoyo al orador. Muchas veces te pedirán la presentación. Es importante que sea de tal manera que sin tus palabras, sin ti, no tenga sentido. Si quieres que tengan información, tablas, datos, es mejor preparar un pequeño documento escrito que les puedes entregar al comienzo o al final de tu charla y en la presentación solo contar los datos más llamativos, más relevantes.

Poco texto, mucho alcance. Uno de tus primeros objetivos debe ser no aburrir a la audiencia. Una diapositiva cargada de información, con un montón de puntos, con un texto que no da tiempo a leer, con tablas llenas de números, asustará a tus oyentes y les hará desconectar de tu charla. Dicen que las mejores diapositivas no tienen texto.

Limita la animación. Una buena animación no se nota. Un error común del principiante, asombrado por la cantidad de posibilidades que ofrece Powerpoint, es intentar usarlas todas, flechas que se mueven, diapositivas que se pliegan o salen volando, sonidos de disparos o de máquina de escribir, transiciones estridentes,… Algunas de esas animaciones son lentas y no puedes hablar hasta que termina ese movimiento y, en general distraerán al auditorio de lo importante, que son tus palabras.

Personaliza tu presentación. Haz que tu presentación tenga un diseño homogéneo pero no uses las plantillas (templates) de PowerPoint. Todas esas plantillas las ha visto la gente un montón de veces y estéticamente no son ninguna obra de arte. Si la gente va a oírte, espera que tu presentación sea buena en fondo y forma, original en fondo y forma y atractiva en fondo y forma. Lo mejor es que te hagas tu propia plantilla, que explores hasta que encuentres lo que buscas y que lo ajustes a ti, a tu personalidad, a tu trabajo, a tus objetivos. Cuando te sientas contento con ella, guárdala como un diseño de plantilla (.pot). Puedes guardarla como un “tema” que es un grupo coordinado de fuentes, colores y efectos gráficos que puedes aplicar a todo un documento con un click. Los temas pueden aplicarse no solo a PowerPoint sino también a Word, Excel y Outlook. De esta forma puedes tener tu “marca personal” en prácticamente todos tus documentos.

Usa imágenes o gráficos de gran calidad. Puedes hacer fotos con una buena cámara digital o comprarlas o conseguirlas en sitios de internet de libre acceso (ten cuidado con las condiciones de derechos de autor). No uses clip art de PowerPoint ni otros diseños de líneas de una calidad baja. No pongas una imagen de baja resolución y luego la amplíes para llenar la pantalla. Se verán los píxeles y el resultado no será atractivo. Se verá como una chapuza. Dicen que es bueno usar fotografías de personas porque nuestro cerebro establece vínculos emocionales con la imagen de seres humanos. Si la foto es el motivo principal, dale toda la fuerza y el realce.

Usa muy pocas palabras de texto o ninguna. Si la imagen es algo secundario, edítala en Photoshop, la puedes hacer un contorno difuso que la lleve “al fondo” (para eso puedes utilizar herramientas como filtros de movimiento o una distorsión gaussiana).

Usa el color adecuadamente. El color conlleva emociones. Un color adecuado ayuda a motivar, a convencer, a aumentar la comprensión, a mejorar la retención de tu información. Las reglas básicas son que hay colores fríos (azul, morado, verde) y calientes (rojo, naranja, amarillo). Los colores fríos son buenos para los fondos ya que parece que se alejan de nosotros hacia atrás de la pantalla. Los colores calientes son mejores para objetos en el frente (como, por ejemplo, texto) porque parece que se acercan al observador. Por eso, la diapositiva más típica en Powerpoint son letras en amarillo (más o menos chillón) sobre un fondo azul (más o menos oscuro). También es conveniente conocer la sala donde vas a mostrar tu presentación. Si es una sala oscura, entonces las letras claras sobre fondo oscuro funcionan bien, pero si no es posible oscurecerla o se van a dejar las luces encendidas es mucho mejor usar un fondo blanco y letras en negro o un color muy oscuro.

Explora los tipos de letras. Hay tipos de letras mejores y peores. La variedad de tipos de letra es enorme. Cada uno de ellos envía un mensaje: formal, divertido, moderno, clásico, tecnológico, juvenil,… Usa el mismo grupo de fuentes en la presentación y solo dos fuentes que sean complementarias (por ejemplo, Arial y Arial Bold). Hay dos grandes grupos de fuentes: Serif y Sans Serif. La fuente serif más conocida es Times New Roman. Fueron diseñadas para hojas con un montón de texto (por ejemplo, un libro) y se considera que se leen mejor si el tamaño es pequeño. En las presentaciones, los serif se pierden debido a la baja resolución de los proyectores, por lo que es recomendable usar tipos sans-serif. La más utilizada es Helvetica pero puedes explorar otras opciones como Calibri o Gill Sans. Comprueba que tu texto se lee bien desde el fondo de la sala.

Usa gráficas adecuadas.El punto de partida es: ¿qué información necesito realmente transmitirle a la persona que me escucha? La respuesta a eso nunca puede ser una tabla Excel plana, llena de datos. En un documento tendrás que poner probablemente esa tabla para que la gente pueda revisarla y llegar a tus conclusiones. Sin embargo, en una presentación no te da tiempo a eso. Las distintas opciones de gráficas tienen distintas utilidades:

• Gráficas de tarta. Se usan sobre todo para mostrar porcentajes. No hagas demasiadas divisiones. El dato importante ponle en otro color o sácale del círculo de la tarta.
• Gráficas de barras verticales. Son útiles para comparar dos grupos o para mostrar una evolución temporal, los cambios en distintos períodos. Gráfica de barras horizontales. Se usan para comparar una misma variable. Por ejemplo cuál es el periódico más leído en España.
• Gráficas de líneas. Se usan para mostrar tendencias. Un ejemplo clásico es la evolución de los beneficios de una empresa año tras año. El mensaje puede ser: las cosas van bien, o las cosas van mal o nuestro negocio muestra muchos altibajos.

Incorpora videos o audio. Los pequeños videos son muy atractivos y captan la atención de la audiencia. “Rompen” tu discurso por lo que sirven al mismo tiempo para relajar a tu público y para recuperar su interés. En Powerpoint 2010 tienes herramientas para modificar tu video: recortarlo, hacer desvanecimientos o editarlo. En cuanto a los archivos de audio, son más complicados pero algunas cosas, por ejemplo una entrevista, pueden ser muy interesantes. Evita del todo los sonidos que incorpora PowerPoint como balas, silbidos o aplausos, y cursilerías similares. El audio te puede valer para explicar tu presentación si la envías por correo electrónico o la cuelgas en internet.

Y como tema final, recuerda lo importante es lo que cuentas y también es muy importante, cómo lo cuentas. Para esto último puedes leer el post Presentar el mejor Powerpoint.

Para leer más:

• http://www.garrreynolds.com/Presentation/slides.html
• http://www.microsoft.com/atwork/skills/presentations.aspx

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