En la mayoría de las presentaciones hay un apartado de preguntas y respuestas. Es una forma de ampliar información en los temas más interesantes para la audiencia, de aclarar algún aspecto que ha podido quedar confuso, de relacionar tus ideas y datos con otras experiencias o desarrollos comunes y permite reforzar la línea de tus ideas y la calidad de la presentación y su preparación.

Los consejos básicos para el turno de intervenciones son los siguientes:

  1. Prepara las posibles preguntas. Piensa en la audiencia, cuáles son sus intereses, cuáles son los aspectos más débiles de tu presentación, cuáles son las preguntas más lógicas. Prepárate en especial para las preguntas más incómodas, más duras, más difíciles de responder. Ensaya a ser posible con alguien para ver cómo queda esa respuesta, si “la compran”, si tu respuesta es creíble y sólida.
  2. Establece las reglas. Al comienzo de tu presentación, aclara si hace falta cuándo va a ser el turno de preguntas, si te pueden interrumpir durante la charla y cómo vas a dar la palabra. Informa también si tienen que usar micrófono, poner por escrito la pregunta, lo que sea. Establecer las normas te ayudará a ti y a la audiencia y evitará situaciones enojosas.
  3. Cumple los horarios. La gente tiene la esperanza de poder preguntar así que no agotes el tiempo disponible con tu intervención. Deja un tiempo adecuado para el turno de preguntas y respuestas.
  4. Mantén el control. Si una pregunta te incomoda, que no se te note. Sonríe. Si la audiencia es complicada, limita el número de preguntas en función del tiempo disponible. No dejes a más de una persona hablar el mismo tiempo. No dejes que se enzarcen entre ellos dos o más personas del público. Si una pregunta es muy larga o muy especializada, dilo y comenta que la responderás al final o en privado.
  5. Ten aliados. Si la situación es presumiblemente difícil puedes tener datos suplementarios preparados, puedes tener alguna diapositiva más que no has mostrado, puedes tener a algún amigo en el público que te haga la pregunta que quieres oír o te ayude a moderar un ambiente hostil.
  6. Incluye al grupo. En tu respuesta no te limites a resolver someramente la cuestión planteada. Puedes explicar al grupo el porqué de esa pregunta, otras teorías que hay al respecto, el contexto de esa pregunta y por qué es esa tu respuesta. No te limites a contestar a la persona que ha enunciado esa pregunta. Permite el seguimiento de preguntas por distintas personas pero no pierdas el control del debate, no te conviertas en un espectador.
  7. Fomenta las preguntas. Las preguntas son una de las partes más enriquecedoras de una presentación.  Si nadie comienza con una pregunta, hazlo tú “Al hablar de este tema a menudo me preguntan…” Puedes tener preparadas un pequeño grupo de esas preguntas retóricas y luego puedes decir a la audiencia “¿y quién quiere hacer la siguiente pregunta?” Otras opciones son pedir en el descanso que todo el mundo escriba una posible pregunta. Con estudiantes, por ejemplo, puedes organizar pequeños grupos y pedir que cada grupo formule una pregunta. Ellos están acostumbrados a que se les pongan tareas y lo harán de forma natural.
  8. Escucha antes de hablar. No interrumpas a la persona que va a hacer una pregunta aunque creas saber lo que te va a preguntar. Déjale que matice su cuestión todo lo que quiera aunque tampoco permitas que dé una segunda charla. Si se  extiende demasiado, interrúmpele educadamente y pídele que formule su pregunta con concreción.
  9. Entiende o aclara la pregunta. Debes tener clara la pregunta formulada. Quién te interroga y el resto de la audiencia se quejarán si respondes algo que no es lo que te preguntan. Si tienes duda, pide una aclaración o antes de empezar a responder, repite la pregunta que te han hecho. Puede ser necesario también si el resto de la sala no ha escuchado bien a la persona que ha preguntado.
  10. Responde con elegancia. No te muestres nunca enfadado o molesto. No te pongas a la altura de alguien maleducado. Tu responsabilidad es mayor que la de cualquier persona del público y no debes dejar que alguien así marque el estilo del debate.
  11. Responde con brevedad. No vuelvas a contar la charla. Concisa, clara, rápida, amena, directa… esos son algunos adjetivos que debe tener tu respuesta. Cuantas más personas puedan participar, mayor será la satisfacción de toda la audiencia.
  12. Si algo no lo sabes, dilo (una vez). Si te preguntan por algo que desconoces, puedes decirlo así pero si deberías saberlo o puedes conseguir esa información, puedes pedir una tarjeta o un correo electrónico y decir que enviarás la respuesta en un plazo corto. Solo puedes usar esta salida una o dos veces. Más allá el público pensará que no estás suficientemente preparado.
  13. Usa a la audiencia para responder. Es posible que una pregunta para la que no tienes respuesta, la sepa responder alguien del público. Puedes decir algo así “sé que hay expertos en esta audiencia, quizá quieran aportar sobre esta pregunta”. Es muy posible si realmente hay expertos que quieran hablar para demostrar su conocimiento y te ayudará a salir de ese paso.
  14. No te enzarces en una discusión. Si una persona del público muestra su total desacuerdo con lo que has dicho y no se calla responde algo así: “Gracias por su opinión. Sé que hay diferentes líneas de pensamiento sobre este tema pero lo que les he contado es lo que ha funcionado para mí” (lo que yo creo, lo que piensan los especialistas sobre este tema en los que más confío). No te enredes en la discusión. Acepta el desencuentro y pasa a otra persona y otra pregunta.
  15. Centra las preguntas. Si alguien se aleja del tema de la charla dilo con amabilidad “bueno, eso está alejado del tema que hoy nos reúne, si hay tiempo volvemos sobre ello”. También puedes centrar las preguntas empezando tú el turno de intervenciones “¿Hay alguna cuestión sobre las cinco líneas de trabajo que he presentado?”
  16. Agradece las preguntas. Pero no digas “es una muy buena pregunta” o “me alegro que me haga esta pregunta” cada vez que alguien diga algo. Parecerá poco sincero. Puedes usar distintos tipos de elogios: “no se me había ocurrido”, “lo que usted dice abre una nueva perspectiva”, “es la pregunta para la que yo querría tener una respuesta”.
  17. Aprende de las preguntas. Toma notas para una próxima charla, cómo hacerlo mejor, qué cosas has aprendido, qué respuestas han funcionado y cuáles no.
  18. No termines tu charla contestando la última pregunta. A menudo la última pregunta es negativa o débil y dejaría un pobre sabor de boca en la audiencia que no es lo que tú quieres. Tras responder a esa pregunta, aprovecha el último minuto para establecer una conclusión final, reforzar el mensaje de tu charla o resumir el contenido de tu charla y el debate posterior.

 

Para leer más:

  • http://www.torok.com/articles/presentation/10TipstoMasterQuestions.html
  • http://www.elartedepresentar.com/2011/03/21-trucos-para-salir-airoso-de-la-sesion-de-preguntas-y-respuestas-tras-tu-presentacion/